Pertemuan ketiga

1.     Pengertian Mail Merge

Mail merge (surat berantai) adalah sebuah fasilitas di Microsoft office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template atau isinya sama namun tujuan penerimanya berbeda secara tepat dan mudah. Fitur mail merge ini sangat membantu terutama apabila penerimanya sangat banyak. Contoh contoh mail merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplop nya.

Terdapat dua dokumen pada mail merge ini yaitu :

a.     Documen Master, berupa surat dokumen yang isinya sama untuk semua, dimana bentuk surat yang akan kita buat dengan variasi tertentu.

b.     Data Source,  dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima, dapat berupa data dari MS Excel, Access, contact pada Outlook dan sebagainya. Dalam data source ada yang field,yaitu bagian data yang isinya sama.Sedangkan,bagian uth dari satu data yang berisi masing-masing field disebut record.record merupakan kumpulan dari field.

2.     Langkah-Langkah membuat Mail Merge

Untuk membuat mail merge pertama buka MS. Word, kemudian langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut :

-         Buka menu mailing pada MS Word

-         Klik start mail merge untuk memulai

-      Pilih Step by step mail merge wizarddan akan muncul halaman seperti gambar berikut ini :

-         Pilih type of document, pilih letter lalu next

-         Pilih current document lalu Klik Next : Select recipients , recipients adalah data yang akan kita masukkan ke dokumen yaitu surat undangan.

-         Masuk type a new list setelah itu Karena kita sebelumnya belum membuat data source , maka klik create untuk membuat data source.

-         Masuk customize columns, hapus semua data yang sudah ada dari MS Word-nya, pilih add  untuk membuat field sendiri kemudian ketik sesuai data yang ada dan pilih OK

-         Kemudian masukkan data, setelah itu klik OK

-         Masuk ke insert merge field, kemudian ganti

-         Setelah semua sudah diselesaikan langkah terakhir untuk memunculkan hasil mail merge yaitu dengan finish& merge -> edit individual -> all

*jangan lupa menyimpan sebelum ingin memunculkan hasil dari mail merge.

          Semoga artikel ini memberikan manfaat.