PERTEMUAN KELIMA MEMPELAJARI MS ACCESS DAN MEMBUAT DATA BASE

Mempelajari MS ACCES

Pada pertemuan kali ini kami diberikan materi mengenai Data Base yang ada pada MS ACCESS. Data Base merupakan kumpulan tabel-tabel atau file-file yang saling berelasi dimana relasinya dihubungkan dengan sebuah key. Table adalah kumpulan field-field, contohnya field itu nama barang, kode barang dan sebagainya.

Disini saya akan memberikan penjelasan tentang Cara Membuat Database dengan Microsoft Access 2007, berikut langkah-langkahnya :

1. Buka Microsoft Access 2007 pada PC/Laptop anda

2. Setelah membuka Ms. Access, pilih "Blank Database", seperti gambar 1 di bawah ini No.1

3. Kemudian klik file pada gambar 1 No.2, akan muncul (Disitu tempat penyimpanan filenya),  pilih format file (mdb), biasanya disimpan ke Microsoft Access 2003, karena nantinya kita akan menghubungkan access dengan Delphi (Posting Selanjutnya). Setelah file telah menjadi (mdb), pilih "Ok". Pilih "create".

Gambar 1         

  

4. Klik "Table1"=>Klik Kanan=>Pilih "Design View",

5. Lalu akan muncul tampilan Save As, isikan dengan nama tabel yang diinginkan, Lalu pilih "ok".

Gambar 2

6. Kemudian silahkan anda desain Field dan isi Field Properties yang ingin dibuat seperti contoh gambar 3

Gambar 3

7. Setelah selesai, anda bisa mengisikan record dari field-field yang telah dibuat dengan cara pada "Menu Home"=>"View"=>"Datasheet View".

Gambar 4

1.       Jika ingin menambahkan tabel lagi, tinggal ulangi langkah-langkah yang diatas.

2.       Untuk membuat primary key maka arahkan kursor pada baris pertama paling kiri, kemudian klik kanan pada mouse setelah itu klik primary key.

3.       Jika kita ingin membuat form maka langkah yang dilakukan yaitu, pilih menu create, pilih form wizard, pilih data yang akan dipindahkan, kemudian pindahkan data yang ada pada kotak disebelah kanan, setelah itu next dan selanjutnya finish.

Quis Pengantar Aplikasi Komputer

Pertemuan Keempat

   Pada pertemuan hari ini, kami melaksanakan kuin pengantar aplikom yang kedua kalinya, sebelumnya pada tanggal 7 Maret 2013 minggu lalu. Pada minggu lalu kami juga malaksanakan kuis yaitu mengenai mail merge . Kuis yang diadakan hari ni mengenai sunting data dan main merge  secara bersamaan (digabung). Semua data soal yang diberikan diketikkan dan perintah-perintah dilakukan sesuai soal yang diberikan. Mahasiswa dilarang bekerja sama satu dengan lainnya. Setelah selesai mengerjakan kuis aplikom tersebut, data yang sudah dikerjakan harus disimpan dan dikirim melalui gmail.

   Meskipun pada postingan sebelumnya saya sudah pernah membahas tentang mail merge, tapi saya akan membahas kembali apa itu mail merge. 

1. Mail merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun tujuan penerimanya berbeda. Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Contoh contoh mail merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplop nya. Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu saja sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda. Nah inilah salah satu fungsi mail merge. Meskipun pengertian mail merge telah disebutkan seperti diatas, namun sebenarnya fungsi mail merge tidak sebatas hanya untuk membuat surat undangan dan amplop namun bisa juga untuk membuat dokumen lain seperti laporan keuangan yang bentuknya sama tiap bulan, hanya saja jumlah uang yang dilaporkan berbeda. Sebenarnya fungsi mail merge sudah ada pada generasi microsoft office sebelumnya yaitu 2003, namun mail merge word 2007 dirasa lebih mudah karena berbasis grafik. Sehingga lebih mudal untuk menghapal langkah-langkah nya.
    Sekian artikel ini semoga bermanfaat.

Pertemuan ketiga

1.     Pengertian Mail Merge

Mail merge (surat berantai) adalah sebuah fasilitas di Microsoft office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template atau isinya sama namun tujuan penerimanya berbeda secara tepat dan mudah. Fitur mail merge ini sangat membantu terutama apabila penerimanya sangat banyak. Contoh contoh mail merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplop nya.

Terdapat dua dokumen pada mail merge ini yaitu :

a.     Documen Master, berupa surat dokumen yang isinya sama untuk semua, dimana bentuk surat yang akan kita buat dengan variasi tertentu.

b.     Data Source,  dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima, dapat berupa data dari MS Excel, Access, contact pada Outlook dan sebagainya. Dalam data source ada yang field,yaitu bagian data yang isinya sama.Sedangkan,bagian uth dari satu data yang berisi masing-masing field disebut record.record merupakan kumpulan dari field.

2.     Langkah-Langkah membuat Mail Merge

Untuk membuat mail merge pertama buka MS. Word, kemudian langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut :

-         Buka menu mailing pada MS Word

-         Klik start mail merge untuk memulai

-      Pilih Step by step mail merge wizarddan akan muncul halaman seperti gambar berikut ini :

-         Pilih type of document, pilih letter lalu next

-         Pilih current document lalu Klik Next : Select recipients , recipients adalah data yang akan kita masukkan ke dokumen yaitu surat undangan.

-         Masuk type a new list setelah itu Karena kita sebelumnya belum membuat data source , maka klik create untuk membuat data source.

-         Masuk customize columns, hapus semua data yang sudah ada dari MS Word-nya, pilih add  untuk membuat field sendiri kemudian ketik sesuai data yang ada dan pilih OK

-         Kemudian masukkan data, setelah itu klik OK

-         Masuk ke insert merge field, kemudian ganti

-         Setelah semua sudah diselesaikan langkah terakhir untuk memunculkan hasil mail merge yaitu dengan finish& merge -> edit individual -> all

*jangan lupa menyimpan sebelum ingin memunculkan hasil dari mail merge.

          Semoga artikel ini memberikan manfaat.

Pertemuan Kedua

                Pada pertemuan kedua ini saya dan teman-teman diajarkan bagaimana menyunting data. Kami menyunting data yang sebelumnya datanya kami ambil dari internet. Kami menyunting data tersebut menjadi seperti sebuah bacaan di koran jadi data yang telah diambil tadi disunting sedemikian rupa sehingga membentuk layaknya koran.

                Tahapan-tahapan dalam mengedit atau menyunting data menjadi seperti koran diantaranya sebagai berikut:

1.       Copy lah text dari web kemudian buka MSWORD dan  klik icon paste dan pilih paste spesial setelah itu arahkan pada pilihan unformat text.

2.       Setelah data tersedia drag semua data dengan cara tekan Ctrl+a dan buat data menjadi rata kanan kiri dengan mengklik icon Justify.

3.       Setelah data menjadi rata kanan dan kiri, drag lagi data tersebut dan buatlah kolom dengan memilih pilihan page layout dan klik column dan pilih ckolom yang diinginkan misalnya memilih two agar menjadi dua kolom.

4.       Agar terkesan seperti koran sesungguhnya gunakan drop cap dengan cara mendrag huruf yang ingin di drop cap dan pilih menu insert dan klik icon drop cap.

5.       Agar tampilan lebih menarik berikan gambar berupa foto dan sebagainya dengan memilih menu insert dan pilih icon picture. Agar gambar bisa bersatu dengan data(paragraf) klik kanan pada foto ataupun gambar dan pilih wrap text setelah itu pilih square.

6.       Berikan header dan footer dengan cara memilih menu insert kemudian pilih menu header ataupun footer setelah itu tulislah apa yang akan ditulis di header maupun footer. Misalkan pada header ditulis Pengantar Aplikasi Komputer dan pada footer tulis alamat web yang telah diambil datanya serta bisa ditambahkan date and time agar lebih menarik.

7.       Terakhir buatlah bingkai seperti layaknya sebuah koran dengan memilih menu insert -> shape -> transparency mencapai 100%

 Apabila ketujuh tahapan diatas telah diselesaikan maka hasil yang akan muncul seperti gamabar di bawah ini:

 Ketujuh tahapan diatas adalah proses untuk menyunting data seperti tampilan koran. Setelah memberikan materi kami pun diberikan kesempatan untuk mencoba untuk menyunting data dengan menggunakan langkah seperti yang diatas. Setelah itu kami diberikan tugas untuk membuat profil data diri masing-masing dengan format PDF dan menggunakan langkah-langkah seperti yang diatas, serta menyertakan beberapa fota ataupun gambar. Setelah tugas selesai, tugas harus dikirim ke gmail dan mempostingnya di blog.

Sekian tulisan ini semoga bermanfaat bagi semuanya.